多くの会計事務所の職員のカバンはパンパンです。
理由はお客様の資料を紙で管理している場合、訪問の際には必ず持参するからです。
お客様の訪問が連続すると、さらに別のお客様の紙の資料をカバンに入れる必要があります。
さらにカバンがパンパンになります。
カバンがパンパンってどこかスマートではないですよね。
そこで今回は、ペーパーレス化について考えてみます。
ペーパーレス化は大手税理士法人を中心にますます進む
前職の大手税理士法人では、ペーパーレス化が進んでいました。
会議資料は印刷せず、支給されたiPadで確認するルールがありました。
前職の従業員数はグループを含めると1,000人を超えます。
その1,000人が一斉に会議資料を印刷するとどうなるでしょうか。
まずコピー機はパンクしますし、会議後には会議資料も大量に破棄がでます。
会計事務所の資料は守秘義務やノウハウの面でそのまま処分できない場合が多いです。シュレッダーをするとシュレッダーが痛みますし、大量にシュレッダーをしてくれる人の人件費も無駄になります。溶解サービスをしている場合はその費用も発生します。
そして、破棄された紙ゴミを見て、本当に無駄なゴミが出ているなぁと感じるはずです。
前職では社内の会議資料を中心にペーパーレス化に取り組んでいました。大変良い取り組みだと思っていました。
そもそも、私はペーパーレス化には大賛成です。限りある資源を大切にしたい、、、というカッコいいことを言うつもりはありません。笑
お客様の大切な資料を紛失するのが怖いですし、資料を確認したいときに探す時間がもったいないからです。
独立開業してからはお客様と紙の資料のやりとりは基本的には行っていません。
どのように運用しているかというと、紙の資料をデータ化して、クラウドに保存するようにしています。
お客様の大切な資料を紛失する恐れがなく、パソコンはもちろん、iPhoneやタブレットなど、どのようなデバイスからでも資料を確認することができます。確認する場所を選びませんし、資料の確認も早いです。
紙を極力出さないエコな運用を目指しています。
しかし、個人的には税理士事務所から紙の資料がなくなることはないと考えています。
ペーパーレスで大切なのは意識と仕組み作り
税理士事務所では大量の書類が日々作成されています。
税理士は税のプロであると同時に、書類作成のプロでもあるのです。私は誤字脱字も多く胸を張ってプロと言うのも手前味噌なのですが、、、
ではなぜ税理士事務所から紙の資料がなくならないのでしょうか。
それは、書類のチェックについては、印刷した上でチェックするほうがミスが防げるからです。
作成された書類は当然チェックしていくことになります。書類によっては一字一句チェックする作業もあります。
チェックの作業はパソコンの画面上でチェックることもできますが、印刷してチェックするほうがミスを発見できると感じています。
ただし、これは意識と仕組み作りの問題です。
ペーパーレス化をとても意識されている京都のとある税理士法人の代表の方は、チェックもiPadを使って行なっているとのことです。すごいことです。
私はまだそこまでペーパーレス化を徹底して意識することも、仕組み作りもできていません。
今度お会いした時に、どのように運用されているのか聞いてみたいと考えています。
カバンが軽いことは良いことだ
お客様訪問の際にカバンがパンパンにならないペーパーレス化への仕組み作りを進めていきます。
カバンが軽いことは正義だと思っています。
ガリガリの体型ですから重たいカバンは腰にきます。笑
できるかぎり紙の資料は作らず、ペーパーレスな事務所を目指します。
まだまだ書類のチェックが紙ベースでしかできていない点が現状の課題です。
いつか完全なペーパーレス事務所になるように、少しずつ自分の意識を変えて行動していきます。
<編集後記>
本日は寿司屋さんの確定申告書を作成していました。お寿司大好きなので、お寿司屋さんの裏側を見たよう気がして少し嬉しかったです。
<本日の1日1新>
SSKセールス株式会社の鯖味噌煮の缶詰。
現在さばが大人気ですね。さば味噌煮美味しいです。