ひとり税理士が独立すると税務以外の業務が増えると断言できます。
自分が営業をしないと売上は伸びないですし、郵送物を作成してくれる人もいません。
特に誤字脱字には勤務時代よりも注意するようになりました。
自分が最終責任者ですし、自分以外にチェック者がいないからです。
そこで今回は、ひとり税理士の誤字脱字について考えてみます。
ひとり税理士でも勤務でも誤字脱字は最低
誤字脱字は最低のミスです。
なぜなら、お客様は難しい税務のミスについてはあまりピンとこないですが、
お客様の住所や名前を間違えて記載しようものなら必ずミスに気づくからです。
特にお子様や配偶者の名前を間違えるミスは避けたいところです。
（税務の税額が変わるミスも当然に避けたいところですが）
これはひとり税理士でも勤務でも同じです。
誤字脱字は税務ではなく、仕事力です。
私は勤務時代に仕事力のなさで先輩からよ～～く叱られました。
いまも仕事力がなく、事務作業でヒイヒイ言っています。
契約書の作成やワード文書、各種税務書類は大量の文字を扱います。
そのため、少しでも誤字脱字をなくす仕組みづくりをしています。
誤字脱字をなくすことは無理。チェックリストとミスノートを作る
私はひとり税理士として一人で仕事をしていますので、作業が終わったあとに、別人格として別目線での確認の業務を設けています。
これは仕事はフローで行え！との勤務時代に大変お世話になった先輩からの教えです。
集中する、気をつける、やる気、気合などで作業をしていた自分に対して、作業にまで落とし込んで仕事をすることを教えてもらいました。
先輩元気かな。。。
いまはしっかりと、ミスを減らすようにチェックを業務フローに落とし込んでいます。
チェックリストを作り、チェックをかけていく業務を設けています。
ミスが発生したら、ミスノートに記載する業務も併せて行っています。
そのおかげか、今日もお客様のマンション名を誤字脱字しているのを発見しました。
誤字脱字ってなくならないですね。なくすことは無理でと割り切ってチェックリストで発見するようにしましょう。
誤字脱字を減らす業務フロー
誤字脱字を減らす具体的な業務フローですが、文書を作成してまずはスペルのミスチェックをかけます。その後画面上での誤字脱字チェック。ＰＣやデバイス上で誤字脱字をチェックをしてその日はチェックを終了します。そして後日実際に文書を印刷して線を引きながら確認していきます。特に住所や名前、数字については数回これを繰り返します。
上記のチェックが完了したらひとまず棚に収納しておき、お客様に納品する前日に棚から取り出して再度確認します。これでもまだまだ心配で不安です。ＡＩがチェックしてくれないでしょうか。。。勤務時代は業務が膨大でチェックする時間がなかなかとれなかったのですが、いまは確実にチェックの時間を確保しています。
勤務時代は上司が最終責任者でしたが、今は私が最終責任者ですからね。めちゃくちゃ慎重になっています。
勤務時代にもここまで慎重に仕事できればよかったんですが。
最終責任者になってみる。これが一番のミスをなくす業務フローではないでしょうか。
＜編集後記＞
本日は社宅の追加資料が届いたので社宅の計算と社宅関係の契約書作成。昼からは政策公庫主催のセミナーでお勉強。セミナー終了後は不動産会社に相談に行きました。その後は大学時代の友人である銀行員と夕ご飯。久しぶりにガストに行きました。
＜本日の１日１新＞
ガストのチーズインハンバーグＢセット。